COSA È IL MAKIGAMI

Appunti

COSA È IL MAKIGAMI

By Samuele Colombi 0

Il Makigami è uno strumento di Lean Thinking potente e un po’ sottovalutato: serve a srotolare (letteralmente) un processo end-to-end per renderlo finalmente visibile, misurabile e migliorabile. Il nome viene dal giapponese maki (rotolo) e kami (carta): non è poesia zen, è pragmatismo industriale.

Cos’è davvero il Makigami

È una mappa di processo estesa, costruita su un foglio lungo, che mostra:

  • tutte le attività (anche le più banali),
  • i ruoli coinvolti,
  • i tempi reali (attesa vs lavoro),
  • i flussi informativi (email, file, sistemi),
  • i colli di bottiglia, le duplicazioni, gli sprechi.

La differenza rispetto a un flowchart classico?
Qui non si disegna “come dovrebbe funzionare”, ma come funziona davvero. Con attriti, ritorni indietro e perdite di tempo incluse.

Come si svolge un Makigami, passo dopo passo

1. Definizione del perimetro
Si parte da una domanda chiara:

“Da quando nasce questa richiesta a quando il cliente riceve valore?”
Niente macro-processi astratti: serve un flusso concreto (es. ordine cliente, approvazione prezzo, gestione promo, forecast).

2. Tavolo di lavoro cross-funzionale
Il Makigami non si fa da soli. Servono tutti gli attori del processo: vendite, finance, supply, operations, IT. Chi “tocca” il flusso deve esserci, altrimenti la mappa mente.

3. Mappatura AS-IS (stato attuale)
Su un foglio lungo:

  • in orizzontale scorre il tempo,
  • in verticale i ruoli/funzioni.
    Ogni attività viene scritta su un post-it, nell’ordine reale in cui avviene.
    Qui emergono frasi illuminanti tipo:

“Questo lo rifacciamo due volte”
“Aspettiamo sempre conferma via mail”
“Questo file lo aggiorniamo in tre”

4. Inserimento dei dati duri
Per ogni fase si annotano:

  • tempo di lavoro,
  • tempo di attesa,
  • sistemi usati,
  • errori frequenti.
    È qui che il processo smette di essere “opinione” e diventa misurabile.

5. Analisi degli sprechi
Si cercano le classiche inefficienze Lean:

  • attese inutili,
  • passaggi ridondanti,
  • controlli duplicati,
  • attività a basso o nullo valore.
    Il Makigami è spietato ma onesto.

6. Disegno del TO-BE (stato futuro)
Si riprogetta il flusso:

  • meno passaggi,
  • ruoli più chiari,
  • automazioni dove ha senso,
  • regole standard invece di eccezioni continue.
    Non è fantascienza: deve essere realizzabile domani, non nel mondo ideale.

7. Piano d’azione concreto
Ogni miglioramento viene trasformato in:

  • azione,
  • owner,
  • scadenza,
  • KPI.
    Senza questo, il Makigami resta un poster da sala riunioni.

Perché funziona così bene

Perché rende visibile l’invisibile.
Molti processi aziendali sopravvivono solo perché nessuno li ha mai guardati per intero. Il Makigami li costringe a uscire dall’ombra.

In contesti complessi, come quelli commerciali o di pianificazione, spesso si scopre che il vero problema non è “fare di più”, ma fare meno cose inutili.

Il bello è che, una volta visto il processo srotolato davanti agli occhi, diventa impossibile non volerlo migliorare. Il rotolo parla. E raramente è gentile.